Distribuție — materiale de construcții
Cum am migrat un distribuitor cu 3 depozite de la SAGA la WinMENTOR în 4 săptămâni, cu zero pierdere de date și reducerea timpului de inventariere cu 68%.
68%
reducere timp inventariere
1 zi
closing lunar (față de 5 zile)
4 săpt.
de la audit la go-live
Clientul este un distribuitor regional de materiale de construcții din Transilvania, operat din 2009. La momentul contactului cu L&E, firma:
Firma crescuse organic dar sistemul contabil nu ținuse pasul. Principalele puncte de durere:
SAGA nu suporta gestiuni multiple real-time. Stocurile se sincronizau manual — un operator actualiza un Excel centralizat la finalul zilei. Diferențele ajungeau la 5–15% din valoarea totală a stocului.
Contabilul-șef lucra practic non-stop în ultima săptămână a lunii pentru a reconcilia cele 3 depozite, a verifica facturile și a genera balanța de verificare. „Vinerea la 11 noaptea și tot nu am terminat" — situație recurentă.
Inventarierea anuală necesita oprirea activității la toate depozitele simultan. 3 echipe, 3 zile, rapoarte manuale, erori de transcriere.
Din ianuarie 2024, firma devenise obligată la e-Factura B2B. Facturile se emiteau în SAGA și se retransmiteeau manual în SPV — un proces error-prone cu 2–3 facturi respinse pe săptămână.
Am realizat un audit complet:
Livrabile: document de proiectare cu structura gestiunilor, plan de conturi WinMENTOR, plan de migrare cu timeline.
Configurare WinMENTOR:
Migrare date din SAGA:
Reconciliere: Contabilul clientului a verificat balanța de verificare WinMENTOR vs SAGA pentru data de referință — diferență: 0.
Training pe roluri pentru 12 utilizatori:
Go-live-ul s-a realizat la începutul lunii, astfel încât prima lună operațională să fie completă. Consultant L&E prezent remote în primele 3 zile pentru rezolvarea imediată a oricărei probleme.
Primele 2 săptămâni: 47 tickete de suport, toate rezolvate în maxim 4 ore.
Cu terminale mobile conectate la WinMENTOR, inventarierea unui depozit durează acum 3–4 ore în loc de o zi întreagă. Lista de inventar se generează automat, operatorul scanează codul de bare și introduce cantitatea fizică, WinMENTOR calculează instant plusurile/minusurile.
Contabilul-șef acum închide luna până pe 2 ale lunii următoare. Rapoartele de management sunt disponibile dimineața zilei de 3.
e-Factura transmisă automat la momentul emiterii. Zero facturi respinse în 3 luni de funcționare.
Prima depunere SAF-T D406 a trecut validarea fără erori. Audit ANAF ulterior — zero observații.
Managerul vede stocurile tuturor celor 3 depozite în timp real, de pe telefon, prin aplicația web WinMENTOR. Transferurile inter-depozit sunt aprobate electronic, fără apel telefonic.
Servicii utilizate în acest proiect: Migrare Date · Implementare · Instruire
“Înainte de L&E, inventariere dura 3 zile și găseam mereu diferențe. Acum o facem în câteva ore cu terminale mobile și WinMENTOR ne confirmă instant stocul corect. Merită fiecare leu investit.”
Director general
Director Operațional · Distribuitor materiale de construcții
O consultație gratuită de 30 de minute. Fără angajament. Identificăm împreună ce poate face WinMENTOR pentru tine.
Sau sună direct: 0722 203 236