SAF-T D406 în WinMENTOR: Ce trebuie să știe contabilul tău în 2025

SAF-T (Standard Audit File for Tax) — fișierul D406 — a devenit obligatoriu în România în trepte, și din 2025 se aplică și contribuabililor mici. Dacă ai WinMENTOR, generarea fișierului este inclusă în platformă, dar configurarea corectă necesită atenție. Iată tot ce trebuie să știi.

Ce este SAF-T și de ce există

SAF-T D406 este un fișier XML standardizat prin care transmiți ANAF o „copie digitală" a contabilității tale: tranzacții, conturi, solduri, TVA, clienți, furnizori. Scopul este auditabilitatea automată a datelor contabile.

Calendar obligativitate:

• Contribuabili mari: din 1 ianuarie 2022
• Contribuabili mijlocii: din 1 ianuarie 2023
• Contribuabili mici: din 1 ianuarie 2025

Periodicitate depunere: lunar (pentru contribuabilii mari și mijlocii), trimestrial (pentru mici, în prima fază).

Termenul de depunere: ultima zi lucrătoare a lunii/trimestrului următor perioadei raportate.

Structura fișierului D406

Fișierul SAF-T D406 conține mai multe secțiuni:

| Secțiune | Conținut | | -------------------- | --------------------------------------------------- | | MasterFiles | Plan de conturi, clienți, furnizori, articole, taxe | | GeneralLedgerEntries | Toate notele contabile ale perioadei | | SourceDocuments | Facturi emise, facturi primite, plăți, încasări |

WinMENTOR generează toate aceste secțiuni automat din datele introduse în sistem — cu condiția ca conturile să fie corect configurate.

Configurare WinMENTOR pentru SAF-T

Pasul 1: Plan de conturi cu coduri ANAF

ANAF folosește un plan de conturi standard bazat pe OMFP 1802/2014. Dacă planul tău de conturi are conturi personalizate (ex: 401.1, 401.2), trebuie să le coreleziezi cu conturile ANAF standard.

În WinMENTOR: Contabilitate → Plan de conturi → Corespondențe SAF-T

Verifică în special:

• Conturile de TVA (4423, 4424, 4426, 4427) — esențiale
• Conturile de clienți (411.x) și furnizori (401.x)
• Conturile de casă și bancă (5311, 5121)
• Conturile de salarii (421, 423, 425, 426, 4281)

Pasul 2: Tipuri de documente

Fiecare tip de document din WinMENTOR (factură client, factură furnizor, chitanță, ordin de plată) trebuie mapat la tipul de document SAF-T:

• SI — Sales Invoice (factură emisă)
• PI — Purchase Invoice (factură primită)
• RC — Receipt (chitanță, bon fiscal)
• PR — Payment (plată bancă/casă)

În WinMENTOR: Administrare → Tipuri documente → Corespondențe SAF-T

Pasul 3: Coduri taxe TVA

Ratele de TVA (0%, 5%, 9%, 19%) și categoriile de scutire trebuie mapate la codurile SAF-T. WinMENTOR are o listă predefinită — verifică că ratele tale de TVA sunt corect clasificate.

Coduri frecvente:

• TVA19 → Cota standard 19%
• TVA9 → Cota redusă 9% (alimente, medicamente, HoReCa)
• TVA5 → Cota redusă 5% (cărți, locuințe ANL, energie)
• SCUTIT → Operațiuni scutite fără drept de deducere

Pasul 4: Date obligatorii clienți/furnizori

Fiecare partener din SAF-T trebuie să aibă:

• CIF/CUI complet (fără RO prefix în câmpul de CIF, sau cu RO — verifică documentația versiunii)
• Adresă completă cu cod poștal
• Tip persoană (fizică/juridică)

Rulați raportul de validare parteneri din WinMENTOR înainte de generarea SAF-T.

Generarea fișierului D406

Procedura standard

1. Închide luna contabilă — nu genera SAF-T înainte de înregistrarea tuturor documentelor perioadei
2. Mergi la Contabilitate → Rapoarte → SAF-T D406
3. Selectează perioada (luna/trimestrul de raportat)
4. Selectează tipul de fișier: complet sau incremental
5. Click Generează fișier
6. WinMENTOR creează fișierul XML în directorul configurat

Validarea înainte de depunere

Înainte de a trimite la ANAF, validează fișierul cu DUKIntegrator (tool-ul oficial ANAF):

1. Descarcă DUKIntegrator de pe site-ul ANAF
2. Selectează fișierul D406 generat
3. Verifică că nu există erori de validare
4. Corectează eventualele erori în WinMENTOR și regenerează

Nu trimite un fișier nevalidat la ANAF. Odată depus, fișierul nu poate fi corectat pentru perioada respectivă fără depunere rectificativă.

Depunerea în SPV ANAF

1. Loghează-te în SPV ANAF cu certificatul digital
2. Mergi la Depunere declarații → D406
3. Încarcă fișierul XML validat
4. Confirmă depunerea
5. Salvează dovada de depunere (număr de înregistrare)

Cele mai frecvente erori SAF-T și cum le rezolvi

„Cont lipsă din planul de conturi standard"

WinMENTOR a folosit un cont personalizat care nu are corespondent SAF-T. Adaugă manual corespondența în planul de conturi.

„CIF partener invalid"

Partenerul are CIF incomplet sau incorect. Actualizează fișa clientului/furnizorului cu CIF-ul complet.

„Valoare TVA nu corespunde cu baza de impozitare"

Există o diferență de rotunjire sau o înregistrare contabilă incorectă. Verificați notele contabile din perioadă pentru conturile 4426/4427.

„Document fără legătură la nota contabilă"

Un document primar (factură, chitanță) nu a generat nota contabilă corespunzătoare. Verificați dacă documentul a fost contabilizat complet.

Checklist SAF-T D406

• [ ] Toate conturile personalizate au corespondență SAF-T configurată
• [ ] Toți partenerii (clienți + furnizori) au CIF și adresă completă
• [ ] Tipurile de documente sunt mapate la categoriile SAF-T
• [ ] Ratele de TVA sunt corect clasificate
• [ ] Luna contabilă este închisă complet
• [ ] Fișierul a fost validat cu DUKIntegrator fără erori
• [ ] Dovada depunerii din SPV este salvată

---

Ai nevoie de ajutor cu configurarea SAF-T în WinMENTOR sau cu primele depuneri? Contactează-ne — oferim suport dedicat pentru primele 3 depuneri, inclusiv asistență pe telefon în ziua depunerii.