e-Transport în WinMENTOR: cum obții codul UIT de pe factură sau aviz, pas cu pas

RO e-Transport este sistemul ANAF prin care declari, înainte de plecarea mașinii, transporturile rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat și transporturile internaționale de bunuri. Pentru fiecare transport primești un cod UIT, care trebuie să însoțească marfa. Lipsa lui sau datele greșite se sancționează cu amendă și, în cazuri grave, cu confiscarea contravalorii bunurilor. În WinMENTOR, declarația se generează direct de pe factură sau aviz, fără retastare. Ghidul de mai jos urmează documentația producătorului (revizia 3, din 23 ianuarie 2025) și experiența noastră din implementări.

Ghidul descrie fluxul din WinMENTOR ENTERPRISE, pe care e scrisă documentația. În WinMENTOR CLASSIC pașii sunt aceiași, cu mici diferențe de meniuri. Dacă ai nevoie de configurare, implementarea e-Transport durează la noi aproximativ 3 ore.

Ce bunuri intră în e-Transport

Sistemul se aplică transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat, stabilite prin ordin al președintelui ANAF, pe coduri NC:

Din 2024, în sistem se declară și transporturile internaționale de bunuri, indiferent de categorie: importuri, exporturi, achiziții și livrări intracomunitare. Declarația se face de către firma din România care e parte în tranzacție. Pragurile de la care un transport devine declarabil, după valoare, masă brută și tonajul vehiculului, se setează în WinMENTOR, în constantele de mai jos.

Pasul 1: Pregătirea programului

1. WinMENTOR actualizat. Din versiunea 24.091, comunicarea cu ANAF se face numai pe versiunea 2 a sistemului e-Transport, iar interfața WMDecl a fost refăcută.
2. WMDecl.exe copiat din kit lângă executabilul programului.
3. Structurile TR_CONFIG, livrate cu documentația, copiate în directorul setat în constanta de export.
4. Token ANAF. Se folosește același serial de token ca la e-Factura; dacă l-ai obținut deja, nu mai faci nimic. Alternativ, semnătura electronică clasică.
5. Drepturi de acces în WinMService → Administrare → Categorii de utilizatori: Acces la E-transport pe documente și Acces la detalii livrare E-transport pe documente.

Pasul 2: Constantele e-Transport

Dacă setezi un director local, ceilalți utilizatori primesc la transmitere mesajul „XML generat în altă locație… Nu poți vizualiza transmisia".

Pasul 3: Articolele

Pentru fiecare articol care va fi declarat:

• Denumire și unitatea de măsură internațională, aceeași ca pentru SAF-T;
• bifa Risc fiscal ridicat la toate produsele din categoriile de mai sus;
• Cod vamal, obligatoriu la tot ce trece prin e-Transport;
• Masa, adică greutatea netă;
• Greutatea brută, în macheta Mod depozitare, coloana Masa-Kg, pentru fiecare unitate de măsură folosită pe documente.

Dacă nu știi greutatea brută pe articol, poți completa greutatea brută totală pe document, în macheta de detalii; programul o repartizează proporțional pe linii.

Pasul 4: Partenerii

Obligatorii: denumire, cod fiscal, adresă. Atenție la țară și la bifa Stat comunitar European: România nu trebuie să aibă această bifă. O bifă greșită dă erori de validare la încărcarea în SPV. La transportator, dacă nu îl alegi din nomenclator, XML-ul preia datele firmei tale.

Pasul 5: Macheta Detalii E-Transport

Butonul eTransport e disponibil pe: intrări pe facturi, intrări din import, intrări pe avize, avize la facturi în așteptare, transferuri între gestiuni, ieșiri pe facturi, ieșiri pe avize, ieșiri către subunități. Pe documentul de declarat completezi:

1. Tip scop operațiune, din lista afișată în funcție de țara partenerului și tipul tranzacției: tranzacție internă, achiziție sau livrare intracomunitară, import, export.
2. Detalii E-Transport: tip loc încărcare și descărcare (cu punct de trecere a frontierei și birou vamal, unde e cazul), localitate și stradă (se completează automat din subunitatea curentă sau din sediul partenerului, le corectezi dacă diferă), transportatorul, numărul auto doar cu litere mari și cifre, fără spații, data transportului și, opțional, greutatea brută totală.

Un document nu poate avea în același timp cantități pozitive și negative dacă are scop operațiune; se fac două documente separate.

În listele mari de documente ai două coloane noi: UIT și E-Transport, cu o bifă pe documentele care îndeplinesc condițiile de declarare după pragurile din constante. Din Coloane suplimentare VIEW poți afișa și starea UIT-ului.

Pasul 6: Obținerea codului UIT

La apăsarea butonului eTransport programul generează XML-ul, îl încarcă și îl validează. XML-ul se salvează în directorul de export, pe firmă și pe lună.

Culorile butonului:

• albastru: XML-ul transmis are erori; corectezi documentul, regenerezi și retrimiți;
• galben: UIT-ul e în starea WAIT, nu a trecut validarea finală;
• verde: depus fără erori, stare OK.

Important: UIT-ul apare după prima validare, cea de structură, dar devine valid abia la starea OK, după a doua validare a ANAF. Există cazuri în care a doua validare întoarce eroare, iar UIT-ul obținut inițial nu e bun. Apasă butonul eTransport de pe document sau butonul de stare din WMDecl până vezi OK, înainte să pleci cu marfa.

Pentru mai multe documente deodată: în macheta Listare și transmisie prin e-mail selectezi documentele după starea e-Transport (incomplet, finalizat, poate fi finalizat), completezi din antetul coloanelor DataET și AutoET data și mașina pentru toate documentele selectate, apoi apeși UIT din antetul coloanei. Primești câte un mesaj de succes sau de eroare pentru fiecare document.

Pasul 7: Ce faci după obținerea UIT-ului

Din WMDecl ai toate operațiunile prevăzute de sistem:

În WMDecl vezi mediul pe care s-a obținut UIT-ul, ID-ul de încărcare, data transportului sau a confirmării, butonul de stare și câmpul de observații pentru confirmări.

Situații speciale

Achiziții intracomunitare sau importuri cu servicii incluse în valoarea bunurilor (transport, asigurare): selectezi articolele de tip serviciu în constanta Articole de tip serviciu încadrate la achiziții intracomunitare de bunuri; valoarea lor se repartizează pe articolele de stoc în declarație.

Aviz de intrare în luna N, recepție în luna N+1: adaugi avizul neoperat, obții UIT-ul, muți documentul în luna următoare și abia apoi îl operezi.

Import asimilat achiziției intracomunitare: partenerul cu codul fiscal din țara de origine și un sediu suplimentar de facturare și livrare în localitatea unde se face vama; la factura de import alegi tipul Import bunuri și servicii și sediul cu localitatea vămii, ca să poți selecta punctul de trecere a frontierei.

AWB ca document de transport: extensia de document DOC_ET, cu observații separate în OBS_ET.

Aviz de retur: tip loc încărcare și tip loc descărcare se completează ca la un aviz de intrare cu cantități pozitive; la generare programul le inversează automat.

Erori frecvente

• Validare picată din cauza țării partenerului: bifa Stat comunitar European pusă greșit, inclusiv pe România.
• Număr auto refuzat: conține spații, cratime sau litere mici.
• Document care nu se salvează: cantități pozitive și negative pe același document cu scop operațiune.
• Ceilalți utilizatori nu pot transmite: directorul de export e local, nu pe server.
• UIT obținut, apoi eroare: a doua validare ANAF a picat; nu pleca cu marfa până la starea OK.
• Mașina nu poate fi declarată: transportul anterior cu GPS nu a fost confirmat.

Checklist

• Versiune curentă, WMDecl.exe și TR_CONFIG la locul lor
• Token ANAF, același ca la e-Factura
• Constantele: mediu, director de export pe server, praguri, scop implicit
• Articole cu risc fiscal bifat, cod vamal, UM internațională, masă netă și brută
• Parteneri cu țară corectă, fără bifa UE pe România
• Declarație de probă pe Testare, apoi trecere pe Producție și regenerare
• Persoana responsabilă instruită să urmărească starea OK și să confirme transporturile

---

Vrei e-Transport configurat corect de prima dată? Solicită un audit gratuit: verificăm articolele, partenerii și constantele și facem împreună prima declarație. Vezi și estimarea de licență și implementare în configurator.