e-Factura în WinMENTOR: Ghid complet de configurare pas cu pas

Obligativitatea e-Factura pentru tranzacțiile B2B și B2G a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2024, iar de la 1 ianuarie 2025 se aplică și facturilor către persoane fizice (B2C). Toate firmele, indiferent de activitate și indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA, trebuie să transmită facturile în SPV în 5 zile lucrătoare de la emitere. Dacă nu ai configurat încă WinMENTOR pentru asta, riști amenzi și blocaje operaționale. Ghidul de mai jos urmează pașii din documentația oficială a producătorului (WinMENTOR CLASSIC, rev. 2.0 din 8 mai 2025) și adaugă ce am învățat din implementările noastre.

Actualizare, octombrie 2026: ghidul a fost rescris după documentația curentă a producătorului: denumirile exacte ale constantelor, tokenul ANAF, Server e-Factura, statusurile de transmitere și situațiile speciale (facturi urcate de două ori, CUI fără RO, mediul de testare). Pașii se referă la WinMENTOR CLASSIC; la WinMENTOR ENTERPRISE meniurile diferă, dar logica e aceeași.

Ce este e-Factura și de ce contează

e-Factura este sistemul ANAF prin care facturile se transmit electronic, în format XML UBL 2.1 (CIUS-RO), în Spațiul Privat Virtual (SPV). Factura „oficială” este cea din SPV; PDF-ul trimis clientului e doar o copie.

Cine este obligat:

• din 1 ianuarie 2024: toate facturile B2B și B2G cu locul livrării în România;
• din 1 ianuarie 2025: și facturile către persoane fizice (B2C);
• livrările intracomunitare în valută pentru care transmiterea e obligatorie se gestionează separat, din view-ul de facturi în valută.

Sancțiuni pentru netransmitere: amenzi pe tranșe, în funcție de mărimea contribuabilului, plus riscul ca factura netransmisă să nu fie recunoscută fiscal la client. Nu lăsa facturi netransmise peste termen; WinMENTOR le colorează în view tocmai ca să le vezi.

Cerințe preliminare

Înainte de orice setare, asigură-te că ai:

1. WinMENTOR actualizat la versiunea curentă. Din versiunea 25.022 constantele e-Factura stau într-un view dedicat, în secțiunea Diverse; din 25.051 nu mai trebuie setate constantele vechi pentru persoane fizice și registru — toate documentele emise de la 01.01.2025 apar automat în view-urile de e-Facturare.
2. WMDECL.exe lângă executabilul WinMENTOR. Se actualizează automat la instalarea versiunii; dacă lipsește, se descarcă manual și se copiază în folderul programului.
3. Arhiva DATE_Efact, livrată cu documentația versiunii curente: la prima instalare se dezarhivează și conținutul se copiază în directorul de export setat în constantă.
4. Certificat digital calificat (token USB sau certificat în cloud) înregistrat în SPV ANAF pentru firma ta. Verifică întâi că te poți loga pe efactura.anaf.ro.
5. Un director de export creat fizic pe disc, de exemplu D:\WinMent\eFactura. Nu folosi același director și pentru e-Transport.

Pasul 1: Tokenul ANAF

ANAF permite, pe lângă semnarea clasică cu certificatul, folosirea unui serial number obținut pe baza tokenului de semnătură. Tokenul e valabil 3 luni și, pentru tipul JWT, se reînnoiește automat când generezi o e-Factură sau când apeși START în Server e-Factura.

Avantajul practic: mai mulți utilizatori pot transmite facturi fără ca cheia fizică să fie în calculatorul lor. Procedura de obținere e descrisă în documentul producătorului „Obținere token ANAF” (în folderul Documentatie/20_e-Factura). Serialul obținut se trece în constanta de mai jos.

Pasul 2: Constantele e-Factura

Intră în Constante → Diverse → e-Factura (view-ul dedicat). Constantele obligatorii pentru funcționare:

Constante utile în practică:

• Evidențiere întârziere upload SPV prin culori = DA, ca facturile neurcate să se coloreze pe măsură ce se apropie termenul de 5 zile.
• Generare automată XML la salvare document = DA, dacă vrei XML-ul generat la salvarea fiecărei facturi.
• Upload-ul XML E-factura în SPV se face prin: upload manual (implicit) sau upload prin Server E-factura (vezi pasul 7).
• Export observații factură în Header.Note și Text relevant pe câmpul Header.Note: ce text ajunge în câmpul „Note” din XML.
• Export în XML discount centralizat la nivel de document: discountul pe cote de TVA, centralizat.
• Export conturi bancare în fișierul XML, pe noduri diferite împreună cu Băncile exportate în e-Factura sunt din: dacă vrei mai multe conturi în XML, bifezi în Nomenclator Cassa & Banca conturile pentru societăți comerciale și/sau instituții publice și le dai ordinea.
• Export atașament = DA, ca să poți atașa la XML până la 50 de fișiere (PDF, PNG, JPG, CSV, XLS, ODS), maximum 3 MB în total.

Dacă nu vezi constantele, rulează Service → Avarie → Actualizare constante.

Pasul 3: Datele firmei

În Nomenclatoare → Firmă completează: denumirea, numărul de la Registrul Comerțului, codul fiscal, localitatea, județul, adresa și telefonul. Dacă firma are reprezentant fiscal, completează și tab-ul respectiv.

Atenție: dacă documentul are TVA, iar codul fiscal din Date generale firmă nu are prefixul RO, generarea e-Facturii dă eroare. Corectează CUI-ul înainte.

Pasul 4: Articolele

Pentru fiecare articol de pe facturi:

• Denumire completată;
• Unitatea de măsură internațională (unitatea generică pentru SAF-T). Fără ea, la generare primești un mesaj că UM nu e setată și XML-ul nu se face;
• Tip E-Fact, în tab-ul Alte caracteristici: normal, risc fiscal ridicat sau construcție nouă;
• Cod vamal pentru articolele cu risc fiscal ridicat vândute B2B;
• Cod CPV pentru toate articolele facturate instituțiilor publice (B2G);
• Cod CNAS, doar în regim farmacie.

Coloana Tip E-Fact din view-ul de articole te ajută să verifici rapid nomenclatorul.

Pasul 5: Partenerii

Persoane juridice: denumire, cod fiscal, număr Registrul Comerțului, adresă completă (localitate, județ, țară, stradă), atât pe sediul principal, cât și pe sediul de livrare dacă diferă. Bifa Instituție publică doar unde e cazul.

Persoane fizice: nume și prenume, adresă (localitate, județ, țară); CNP-ul e obligatoriu la facturile plătite cu vouchere de vacanță.

Câmpul Cod extern de la sediile de livrare ale partenerului ajunge în XML ca referință a cumpărătorului (BT-10). Dacă facturezi pe bază de contract sau comandă, numărul lor se exportă automat când factura e generată din Contracte comerciale clienți sau din Comenzi de la clienți.

Pasul 6: Generarea și validarea XML-ului

În meniul Ieșiri ai trei view-uri dedicate: Facturi (E-Facturare), Facturi la avize (E-Facturare) și Facturi în valută (E-Facturare). Acolo apar toate documentele care trebuie transmise, colorate după cât a trecut de la data documentului: gri 0–1 zile, verde 2 zile, galben 3 zile, roz 4 zile, roșu 5 zile sau mai mult.

Generarea XML-ului se face:

• manual, pe fiecare factură, din butonul eFactura al documentului;
• în bloc, din view: click dreapta pe o factură → Generare XML pentru toate E-Facturile sau Generare XML E-factura selectată. Pentru generarea în bloc, filtrează view-ul după un câmp care are mereu valoare (data documentului, numele partenerului).

La generare se face și validarea. Dacă totul e corect primești „Validare OnLine: Validat cu succes!”; dacă nu, o fereastră cu erorile. Odată cu XML-ul se generează automat și PDF-ul facturii, în același director.

Fă prima probă pe mediul Testare: emite o factură mică, generează XML-ul, transmite-o și verifică răspunsul. Apoi treci constanta pe Producție și regenerează XML-ul pentru facturile reale: facturile trimise doar pe testare au litera T în fața statusului și nu sunt luate în evidență de ANAF, chiar dacă validarea a trecut.

Pasul 7: Transmiterea în SPV

Din butonul eFactura al documentului se deschide interfața de vizualizare și trimitere:

• Upload XML cere parola tokenului și urcă factura; Id Încărcare și Data încărcare se completează automat cu numărul unic dat de SPV;
• Stare validare XML: în prelucrare, nok (erori) sau ok;
• culoarea butonului Send: roșu = netransmisă, albastru = în prelucrare, galben = depusă cu erori, verde = depusă fără erori;
• Download ANAF: la OK descarci factura originală și semnătura Ministerului de Finanțe; la NOK descarci fișierul cu erorile.

Statusul fiecărei facturi se vede și în view-urile de Ieșiri: ? (fără XML), XML (generat), În prelucrare (trimisă, are ID încărcare), OK/Nok, Downloaded (s-a primit ID-ul de descărcare; în folderul facturii găsești arhiva cu XML-ul trimis și semnătura ANAF). Pentru statusul la zi, închide și redeschide view-ul.

Server e-Factura (WMEfact) automatizează tot pasul acesta: executabilul rulează în fundal, urcă XML-urile generate, interoghează starea și descarcă răspunsurile. Se configurează din WMEfact.ini (ID server, seria certificatului, pauzele dintre apeluri: 2–10 secunde între acțiuni, 5–30 de minute când ANAF nu răspunde). Poți rula mai multe instanțe, în foldere separate, în funcție de numărul de posturi achiziționate. Serverul se licențiază separat de modulul e-Factura; vezi prețurile în configurator.

Situații frecvente și cum le rezolvi

Factura a fost urcată de două ori în SPV. Manual: în WMDECL.exe, butonul ID încărcare, completezi ID-ul primit la prima transmitere (îl găsești în SPV, la facturi trimise), confirmi, apoi Stare validare ANAF; când devine OK, descarci arhiva. Automat: din Import facturi de ieșire de pe platforma E-Factura descarci documentele, iar pe cele cu status NOK apeși Wait; dacă lucrezi cu serverul, actualizarea se face singură la pornirea lui (vei vedea „DUBLATA” la ID descărcare și „Actualizat automat din import SPV” la mesaj).

Mesaj că UM nu e setată, apoi eroare la generare. Lipsește unitatea de măsură internațională la articol sau calea directorului de export. Completează și regenerează.

Eroare la CUI. Codul fiscal al firmei nu are RO, dar documentul are TVA. Corectează în Date generale firmă.

Status NOK. În folderul de export al facturii găsești un fișier text cu erorile ANAF. Corectezi pe factură, regenerezi XML-ul și retrimiți (sau dai Start server).

Ai schimbat mediul sau serialul tokenului după generare. XML-ul trebuie generat din nou.

Vrei să anulezi o factură transmisă. Nu o anula cât timp statusul nu e Downloaded: după anulare nu o mai poți vizualiza. Obține întâi ID-ul de descărcare și arhiva cu sigiliul ANAF.

Ai mutat directorul de export. Copiază folderele cu XML-urile vechi în noul director, altfel nu mai vezi statusul încărcărilor.

Rupere de firmă. Finalizează transmiterea documentelor înainte, altfel nu mai poți verifica statusul de pe firma ruptă.

Autofacturi. XML-ul se poate genera și pe facturi de intrare sau facturi la aviz de intrare, precum și pe facturi de ieșire marcate ca autofactură.

Checklist final

• Versiune WinMENTOR curentă, WMDECL.exe prezent, DATE_Efact copiat în directorul de export
• Token ANAF obținut și serialul trecut în constantă
• Constantele: director export, mediu, validare Online, bancă implicită, persoană de contact
• Date firmă complete, CUI cu RO
• Articole cu UM internațională și tip E-Fact; coduri vamale/CPV unde e cazul
• Parteneri cu CUI, Reg. Com. și adresă completă, inclusiv sediul de livrare
• Factură de probă pe Testare: XML generat, validat, transmis, răspuns descărcat
• Constanta trecută pe Producție și XML-urile regenerate
• Persoana responsabilă instruită să urmărească view-urile E-Facturare și culorile de termen

---

Ai nevoie de ajutor cu configurarea e-Factura în WinMENTOR? Solicită un audit gratuit: identificăm în 30 de minute ce lipsește și ce trebuie corectat. Implementarea e-Factura durează la noi, de regulă, aproximativ 5 ore; vezi estimarea în configurator.