e-Factura în WinMENTOR: Ghid complet de configurare pas cu pas

Obligativitatea e-Factura pentru tranzacțiile B2B a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2024. Dacă nu ai configurat încă WinMENTOR pentru transmitere automată în SPV ANAF, riscai amenzi și blocaje operaționale. Acest ghid îți explică pașii exacți.

Ce este e-Factura și de ce contează

e-Factura este sistemul ANAF prin care facturile emise între persoane juridice (B2B) trebuie transmise electronic în format XML UBL 2.1 în Spațiul Privat Virtual (SPV). Termenul legal de transmitere este 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

Cine este obligat:

• Firme plătitoare de TVA în tranzacții B2B cu sediul în România
• Din 2024: toți contribuabilii pentru facturi B2B

Sancțiuni pentru netransmitere: amenzi între 1.000 și 10.000 RON per factură, plus posibilitatea suspendării codului de TVA în cazuri grave.

Cerințe preliminare

Înainte de a configura WinMENTOR, asigură-te că ai:

1. Certificat digital calificat înregistrat în SPV ANAF (token USB sau certificat cloud)
2. Acces SPV funcțional — testează că te poți loga pe efactura.anaf.ro
3. WinMENTOR actualizat la versiunea care include modulul e-Factura (verifică cu suportul tău)
4. Datele firmei completate corect în WinMENTOR: CIF, sediu cu cod poștal, cont bancar

Configurare WinMENTOR — pas cu pas

Pasul 1: Activare modul e-Factura

Intră în Administrare → Parametri generali → e-Factura. Bifează „Activare transmitere automată e-Factura". Salvează.

Pasul 2: Setare credențiale SPV

În același ecran, completează:

• CIF firmă — identic cu cel din SPV ANAF
• Tip autentificare: Certificate (token) sau OAuth (certificat cloud)
• Cale certificat: calea către fișierul .p12 de pe token-ul USB

Testează conexiunea cu butonul „Verifică conexiune SPV". Dacă primești „Conexiune OK", continuă.

Pasul 3: Configurare date client obligatorii

e-Factura impune câmpuri obligatorii în toate facturile. Verifică că în WinMENTOR, pentru fiecare client B2B, ai completat:

| Câmp | Unde se completează | Observații | | --------------- | -------------------------- | -------------------------------------- | | CIF/CUI | Fișă client → Date fiscale | Obligatoriu pentru B2B | | Adresă completă | Fișă client → Adresă | Include stradă, nr., localitate, județ | | Cod poștal | Fișă client → Adresă | Obligatoriu, format 6 cifre | | Țară | Fișă client → Adresă | Implicit România (RO) |

Atenție: Clienții cu adresă incompletă vor genera erori XML la transmitere. Completați toate câmpurile înainte de a emite prima factură.

Pasul 4: Configurare unități de măsură

ANAF folosește o nomenclatură specifică pentru unitățile de măsură (conform standardului UN/ECE). Trebuie să corespondezi unitățile tale de măsură din WinMENTOR cu codul ANAF.

Cele mai frecvente:

• BUC → H87 (bucată)
• KG → KGM (kilogram)
• L → LTR (litru)
• M → MTR (metru)
• ORE → HUR (oră)

În WinMENTOR: Administrare → Nomenclatoare → Unități de măsură → coloana „Cod UBL".

Pasul 5: Test cu o factură de probă

Nu testa pe o factură reală. Folosește mediul de test al ANAF:

1. În WinMENTOR, activează „Mod test e-Factura" din parametri
2. Emite o factură de test (sumă mică, client de test)
3. Verifică în SPV ANAF → e-Factura → Mesaje că factura a ajuns
4. Confirmă că XML-ul a trecut validarea (status „OK")
5. Dezactivează modul test înainte de a emite facturi reale

Erori frecvente și soluții

Eroarea RO_EF-4015: „CIF invalid"

Cauza: CIF-ul clientului nu este valid sau nu există în baza ANAF. Soluție: Verifică CIF-ul pe portal.anaf.ro. Dacă clientul este PFA, CIF-ul poate diferi de CNP.

Eroarea RO_EF-4022: „Adresă incompletă"

Cauza: Lipsesc câmpuri obligatorii din adresa clientului (cel mai des: codul poștal). Soluție: Completează toate câmpurile din fișa clientului: stradă, număr, localitate, județ, cod poștal.

Eroarea RO_EF-400: „XML invalid"

Cauza: Format XML neconform — de obicei unitate de măsură neconfigurată sau valoare TVA incorectă. Soluție: Verifică corespondența unităților de măsură și că procentele de TVA din WinMENTOR (0%, 5%, 9%, 19%) sunt corecte.

Factura nu apare în SPV după transmitere

Cauza: Problemă de conectivitate sau certificat digital expirat. Soluție: Verifică că token-ul USB este conectat, că WinMENTOR rulează ca administrator (pentru acces token), și că certificatul nu a expirat.

Ce faci cu facturile emise și netransmise?

Dacă ai facturi din perioada obligatorie care nu au fost transmise, există o procedură de regularizare. Nu ignora situația — amenzile cresc proporțional cu numărul de facturi și perioada de întârziere.

Contactează-ne pentru un audit rapid de conformitate — identificăm facturile lipsă și te ajutăm cu procedura de remediere.

Checklist final

• [ ] Versiune WinMENTOR actualizată cu modul e-Factura activ
• [ ] Certificat digital valid înregistrat în SPV ANAF
• [ ] Toți clienții B2B cu CIF, adresă completă și cod poștal
• [ ] Unități de măsură cu coduri UBL corecte
• [ ] Test transmitere în mediul de test — status OK
• [ ] Transmitere automată activată în parametri WinMENTOR
• [ ] Persoana responsabilă instruită pentru monitorizare SPV

---

Ai nevoie de ajutor cu configurarea e-Factura în WinMENTOR? Solicită un audit gratuit — identificăm în 30 de minute ce lipsește și ce trebuie corectat.